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AsanaとGmailを連携させて、タスク管理する

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今までGmailとTodoistを使っていた大きな理由としては、 メールをタスク化するのではなく、Todoistとリンクしてメールボックスをタスクリストとして利用したくないという理由がありました。

最近ではInboxという機能も増えて、むしろタスク化するようになっていたりするのですが私はどうも好きになれません。 そんな理由でChromeとTodoistのExtensionを使うことで、メール事のタスクをしっかりTodoistに移行できており便利でした。

こう感じていた中でのAsanaへの移行でしたので似たようなことができないのか調べてみると簡単にありました。

なぜメールボックスをタスク化しないか

Gmailにはスター機能があって、重要なメールなどにマークを付ける機能があります。 この機能はとても便利なのですが、所詮メールにマークを付けるだけに終わります。 この場合に生じる問題は、「このメールは何をしないといけないのか?」ということがわかりません。

なので題名見てから、さらにメールを開いて「あ、これするんだな」という再認識をしないといけない場合が多いのです。完全に二度手間。私は決してメール受信量は多い方ではないですが、こうしていることにより埋もれていくメールが多くあります。 

すぐに返信できるものはしていますが、タスクが生じるものはタスク管理が必要なので別途のものと連携する必要があります。 それが今まではTodoistでした。 前述したとおり、TodoistからAsanaへ移行したのでこの機能も移行しないといけません。

Extensionを使えば簡単

私はChromeを使っているので、AsanaのChromeExtensionを利用します。

実際の画面を参考に見ていきましょう。 メールで予約したホテルの情報です。 チェックイン時に使うことが多いのでタスク化しておきましょう。

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Gmailの画面

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ここで題名とURLをひっぱる

Extensionを使うと、右側にマークが出てきます。 しっかりGmailマークまで表示されています。 ここを押すことでタイトルとURLを取得できます。

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ほら、この通り。 

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Asana側

Asana側をチェックするとしっかりと追加されていますね。 たったこれだけです。

改善点もある

ただ正直、Todositほど連携がうまくいっている感じがしないのです。 Todoistの場合はメールから引っ張ってきているというのがよくわかります。  

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Todositの画面

また、スマホアプリのAsanaからリンクを開くとGmailのトップ画面が開かれ、該当のメールが開くことはできません、

このあたりは挙動をどのようにしているかの設定だと思いますが、改善して欲しい!

このExtension自体は、開いているページのTitleとURLを取得するようになっているので、ウェブクリッピングにも使用することができますね。 *1 ただ色んなページ見ながらやりたいことを思いついたりするのでとても便利な機能だと感じました。

これからにさらに期待を持ちながら、Asana利用を続けていきたいと思います。

*1:Evernoteなどと違ってリンクのみです。