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ガジェット大好きヘリコプター人

大掃除にピッタリ。もっとも手軽なペーパーレスを目指して!Scan Snap Cloud導入

ガジェット ライフハック

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今週のお題「年内にやっておきたいこと」 ということで、私は大掃除を取り上げたいと思います。 私の場合は掃除全般ではなくて色々溜まった本とか紙類の処理ですね。 請求書や給与明細、ファッション雑誌など色々溜まりまくっているので処理していこうと思います。

本当はその都度処理したらいいのだろうと思いますが、めんどくさがりな私はどうしても貯めこんでしまうのです。

そんな私がどのように溜まった紙をどのように処理しているかご紹介していこうと思います。

溜まっていく書類

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生活していく中でどうしてもなくならない書類関係。 私の場合は自分が買った雑誌、嫁さんが買った雑誌。仕事関係で遣った書類などです。こういうものってどうしても溜まっていくし、あとで見返したいと思ったりして保管していたりするんですよね。 で、結果どうなるかというと一つの箇所にどかどか置きっぱなしです。

もう数ヶ月見ていないものって殆ど見ないので、捨てていいはずなんですけどね。。。 だけど、捨てれない。 結果、部屋の何処かに書類の山。 そんな人多いと思います。

ペーパーレスを目指そう

やっぱりどっかには保管しておきたいと思うのが私なので、保管方法としてデータ保管 を選びました。 今ままでもしていたのですが、あるサービスが登場してより簡単に便利にできるようになったので、この機会に紹介しておきます。

  • スキャナー Snan Snap iX500

  • 裁断機  カールDC-F5100

  • EVERNOTE アカウント

これだけ持っていると非常に手軽にペーパーレスを目指せるはずです。

スキャナー+裁断機の登場です。

富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応) FI-IX500A

富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応) FI-IX500A

今回の主役です。 スキャナーには、ScanSnap社のiX500を使用しています。前まではCanonのものを使っていたのですが、結果的にこれを買っていたことにより今回より便利になりました。  お値段がそこそこするのですが、スキャナーとして非常に優秀なのでどれを買おうか迷っているならこれ一択でいいと思います。 

カール事務器 裁断機 ディスクカッター・スリム A4サイズ DC-F5100

カール事務器 裁断機 ディスクカッター・スリム A4サイズ DC-F5100

あとあったら便利なものが裁断機です。 今回紹介しているのは私が使っているタイプの新タイプ。 折りたたみ機能搭載モデルです。

家庭でスキャナーで持つ人が増えてきたというニーズに答えて、こういうものを作っているカール社さん、流石です。

私が使っているのは以下のタイプですが、結構大きさがあって家庭用には非常に邪魔なサイズです。 少しでも安いモデルが欲しい人はこちらがおすすめです。

カール事務器 裁断機 ディスクカッター A4サイズ DC-210N

カール事務器 裁断機 ディスクカッター A4サイズ DC-210N

EVERNOTEアカウント取得しよう

EVERNOTE アカウントを未だ持ってない人は以下のURLから取得してみましょう。

Create an Evernote Account

紹介プログラムを使っているので、1ヶ月間無料でプレミアム機能を使うことが出来ます。 いいところは読み込んだ書類の検索機能が優秀なところです。

この後、紹介するScan Snap Cloudでどのクラウドサービスを使うか悩んでいる人は、とりあえずEVERNOTEでいいと思います。

Scan Snap Cloud の登場でより便利に!

今回の主役であるiX500の新機能であるScan Snap Cloud を使うことで、スキャナーのみで様々なサービスにリンクできます。

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by ScanSnapCloud

今までもScan Snap Managerでリンクできていたのですが、PCかスマホが必要でした。 今回のサービスは、スキャナー単体で様々なクラウドサービスとリンクできるものです。実際、使っている人はすぐ何が便利か気付くと思うのですが、PCからの処理がいらないのです。

裁断機+スキャナーで只々裁断したものをスキャンするという作業に没頭できるのです。 スキャナー側が予め設定したものに自動的に処理してくれるんですね。  結構使っていますが、処理は非常にスムーズです。

ここが素晴らしい

  • スキャン作業に没頭できる

今まではPCやタブレットにリンクさせて使っているものなので、スキャナー単体ではなかったので少しバタバタしていました。

この機能があることで、溜まりに溜まった書類を処理するストレスが緩和されています。

  • 自動振り分けで何も考えなくていい

文章、名刺、レシート、写真のカテゴリをスキャナー側が自動的に判断して処理してくれます。 実は一回のスキャンに混同するものをした場合もカテゴリ分けします。 これはいいところでもあり、悪いところでもあります。 

  • 後で名前変更可能

書類振り分け時に自動的にタイトルを付けてくれる機能も付いているのですが、どうしても相応しく無い題名がつかない場合もあります。 その場合もScan Snap Cloudアプリを使うことで後で編集可能です。 勿論、ここで変更したものは自動的にリンク先のクラウドサービスも変更されます。

ここを改善して欲しい!

  • クラウドに保存されているデータはずっと保存される

Microsoft Azureが採用されており、セキュリティは強固なものなはずです。 但し、Scanした情報をすべてScan Snap Cloudに放置するのはなんか怖いです。そもそもクラウドサービスは本業外なのですから。  設定で24時間で削除とか機能が追加されることを期待します。

  • 継続読み取り機能が欲しい

私は書類をスキャンする中で、50枚以上連続でスキャンすることが多くあります。 今までは継続読み取りという機能があったので簡単にできました。どうにかしてこの機能を盛り込めませんか?

  • OCR処理したテキストをPDFに埋め込めみたい

これも今のところ搭載されていません。 恐らく処理の問題でしょうか?  せっかくのデータなので有効に使えるOCR機能を使いたいので是非実装お願いします。

あとがき

Scan Snap Cloudがサービス・インされたことにより、今までのスキャン作業が非常に簡単になりました。年末に今年溜まった書類をガシガシスキャンして捨てていきます。

ちなみに紙を捨てる場合は大切な情報が漏れないようにケシポンなどで隠すようにしましょう。 嫌な話ですがゴミから情報が漏れることって結構あるみたいですから

プラス 個人情報保護スタンプ ローラーケシポン イエロー IS-500CM-B YL 37649

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今回の新しいサービスを知って、更に新しいサービスを知りました。Dr.Walletやクラウド会計ソフト freee が実際にどのようなものかは調べてみようと思います。私がメインで使っているもので使われいないものがあったのが少し残念でしたが、今回のことを機に乗り換えるのもありかと思いました。

それにしても数年前に買った端末がファームウェアアップデートにより、様々な機能が追加できるっていうのはなんとも素晴らしいですね。 こういうことをしてくれる企業の製品だからこそ期待が膨らみますし、今後も同じ会社の製品を買おうと思います。

・参照リンク

PRESS RELEASE ScanSnapが様々なクラウドサービスと直接連携 | PFU

プレスリリース記事

【レビュー】ScanSnapの新機能「ScanSnap Cloud」を試す 〜書類の種類に応じて適切なオンラインストレージに自動保存。PCレスで動作 - PC Watch

実際に色々使いながら様々な疑問を試してくれています。

「ScanSnap Cloud」PCもタブレットも不要、クラウドにデータを直接保存!めっちゃ便利! | OZPAの表4

セットアップ記事。 いつも楽しく様々なことを紹介しています!!

fccreator.blogspot.jp

既にEvernote使っている人も見なおしておきましょう